Courriels professionnels et nétiquette – ½ journée

Clientèle cible

Personnel professionnel, personnel technique et personnel de soutien administratif


Préalable

Connaissance de base d’un logiciel de courriel


Objectifs

  • Connaître et appliquer les principes de la nétiquette (règles de conduite et de politesse à adopter dans la communication par courriel).
  • Augmenter la clarté, la concision, la qualité et l’efficacité générale de vos courriels.

Contenu

La pertinence du courriel

  • Quand et pourquoi utiliser le courriel plutôt que le téléphone ou le courrier?

La nétiquette et la présentation

  • Respecter les usages de la correspondance électronique (formules d’appel et de salutation)
  • Veiller à la clarté de la présentation (longueur des phrases, polices de caractères, minuscules et capitales, sigles, abréviations, etc.)
  • Proscrire certains emplois critiqués : majuscules, binettes…
  • Personnaliser son courriel (automatisation de la signature, insertion d’un arrière-plan, etc.)
  • Observer la confidentialité (copyright d’un texte, transfert de messages, envoi groupé)
  • Utiliser avec discernement l’onglet « outils » (définition des priorités, demande de confirmation de lecture, etc.)

La rédaction et la correction linguistique

  • Adapter le niveau de langue à son destinataire
  • Soigner le ton du courriel : ni trop formel ni trop familier
  • Élaborer un plan cohérent : appel, introduction, développement, conclusion
  • Veiller à la clarté de l’expression : concision, structuration, argumentation
  • Répondre à un courriel : quel délai et comment procéder pour répondre à un message (méthode intégrale ou dite « du saucissonnage »)?
  • Opter pour les pièces jointes ou l’insertion d’un texte dans le corps du courriel
  • Comment ne pas sacrifier l’orthographe et la syntaxe à l’urgence? 
  • Relire et réviser le message : formules à retenir et formules à éviter (anglicismes, impropriétés, etc. [Ex. : Suite à… Tel que demandé…])
  • Remplir une liste de vérification avant envoi

Méthodologie

L’atelier, fondé sur une pédagogie participative, repose sur l’alternance d’exposés théoriques et d'exercices pratiques effectués en équipe. La taille réduite du groupe favorise les échanges entre participants et participantes et permet au formateur ou à la formatrice de répondre à leurs questions et d’offrir des solutions à leurs difficultés particulières.