Prise de notes, comptes rendus et procès-verbaux – 2 journées

Clientèle cible

Personnel professionnel, personnel technique et personnel de soutien administratif


Objectifs

  • Effectuer une prise de notes efficace.
  • Rédiger des documents clairs, concis et fidèles aux propos des intervenants.

Contenu

1re étape : préparation de la réunion

  • Types de réunion ou de séance : définition et distinction
  • Avis de convocation et ordre du jour (présentation de modèles, contenu)
  • Procédure des assemblées délibérantes : généralités

2e étape : prise de notes

  • Principales difficultés reliées à la prise de notes
  • Matériel utile à la prise de notes
  • Travail préparatoire à la prise de notes
  • Techniques de prise de notes
  • Écoute sélective
  • Esprit de synthèse
  • Identification de l’idée principale, des idées secondaires
  • Sélection, regroupement et hiérarchisation des idées
  • Mise en pratique : résumés à partir de textes écrits et de documents audiovisuels
  • Identification des points forts et des points à améliorer chez les participants et participantes (observation individuelle)

3e étape : préliminaires à la rédaction

  • Distinction entre le procès-verbal et le compte rendu
  • Contenu : éléments essentiels
  • Organisation des éléments : regroupement (thématique ou chronologique)
  • Présentation de différents modèles (typographie et mise en pages)

4e étape : rédaction

  • Terminologie propre aux comptes rendus et aux procès-verbaux
  • Distinction entre le discours parlé et le discours écrit
  • Style à adopter
  • Formulation d’interventions
  • Emploi de la voix active
  • Utilisation d’expressions précises et variées
  • Marqueurs de relation
  • Concision
  • Structure des phrases : clarté, lisibilité, équilibre
  • Utilisation d’un langage varié et vivant
  • Élimination des erreurs les plus courantes

Diagnostic : analyse de documents authentiques (facultatif)

Chaque participant ou participante est invité à transmettre à la personne-ressource un exemple d’un document qu’il ou elle produit. Avant la formation, celle-ci analysera ce document et lui fera part, de façon individuelle, au cours de la journée :

  • des erreurs repérées;
  • de ses points forts;
  • de recommandations, s’il y a lieu.

Méthodologie

L’atelier, fondé sur une pédagogie participative, repose sur l’alternance d’exposés théoriques et d'exercices pratiques effectués en équipe. Des démonstrations et des mises en situation (prise de notes et rédaction) facilitent la compréhension et l’acquisition de certaines habiletés et techniques particulières. La taille réduite du groupe favorise les échanges entre participants et participantes et permet au formateur ou à la formatrice de répondre à leurs questions et d’offrir des solutions à leurs difficultés particulières.